Kajian Kelembagaan ANRI

KAJIAN TENTANG KELEMBAGAAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Oleh: Imam Gunarto

A. Latar Belakang

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 angka 14 menyebutkan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut ANRI merupakan lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara. Konsepsi tentang kearsipan meliputi hal-hal yang berkenaan dengan arsip (pasal 1 angka 1). Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan kemunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (pasal 1 angka 2). Dengan demikian arsip berfungsi sebagai identitas dan jati diri bangsa, sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban kepada generasi kini dan mendatang.

Masa sekarang ini sebenarnya tidak lain dari kelanjutan atau perpanjangan dari masa lampau, yang dalam berbagai bentuk masih tampak di tengah-tengah kita. Bermacam-macam keadaan dan persoalan dewasa ini tidak mungkin dimengerti betul-betul kalau tidak diketahui latar belakang historisnya, ialah asal-mulanya, perkembangannya pada waktu yang lalu (Sartono Kartodirdjo, 1987). Berbagai nilai yang hidup pada masa kini, yang kemudian akan berkembang di masa mendatang pada hakekatnya merupakan bentuk kesinambungan dari nilai-nilai yang telah ada pada masa lampau. Oleh karena itu informasi tentang masa lampau yang mampu mengungkapkan buah pikiran, pandangan, dan nilai-nilai yang pernah hidup dan berkembang pada masyarakat Indonesia, merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan, digali, dikaji, dan dipahami untuk kepentingan masa kini dan mendatang (Chamamah, 2011).

          Pengenalan, pemahaman, dan penghayatan terhadap nilai-nilai yang pernah hidup pada masa lampau merupakan modal utama dalam rangka pembangunan budaya bangsa. Budaya yang merupakan perwujudan dari cita, rasa, dan karsa bangsa untuk mengembangkan harkat dan martabat bangsa, meningkatkan kualitas hidup bangsa, memperkuat kepribadian bangsa, dan mempertebal rasa harga diri dan kebanggaan naasional. Semua itu membutuhkan usaha-usaha untuk menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan masyarakat dalam mengangkat nilai-nilai budaya lama dan mentransformasikannya dalam kehidupan di jaman sekarang. Harsja Bachtiar menyatakan bahwa pembangunan budaya harus berpijak pada sejarah. Kebudayaan yang tidak berpijak pada sejarah akan terlihat mengambang, tidak terikat pada apapun, sehingga akan mudah melayang pergi dan hilang. Oleh karena itu, semakin kuat pengetahuan suatu bangsa akan masa lampaunya akan semakin kuat pula kebudayaan yang dibangunnya (Harsja Bachtiar, 1973).

          Arsip sebagai sumber primer penulisan sejarah dan komponen penting dalam pembentukan karakter dan pengembangan kebudayaan Indonesia tampaknya belum dimanfaatkan secara optimal. Pembentukan karakter dan budaya yang diupayakan pemerintah dan masyarakat masih belum mengakar kuat pada sumber-sumber masa lampau yang tersimpan di ANRI. Terlebih lagi ANRI sebagai satu-satunya Lembaga Pemerintah Nonkementerian di Indonesia yang menyimpan, menyelamatkan, dan melestarikan arsip/dokumen yang jumlahnya sangat banyak dan memiliki kurun waktu yang sangat panjang (tahun 1608 sampai sekarang) belum dikembangkan menjadi pusat referensi dan rujukan nasional. Potensi yang sangat besar dan strategis karena ANRI menyimpan informasi tentang kebinekatunggalikaan Indonesia adalah modal penting bagi bangsa Indonesia dalam membentuk NKRI yang kokoh. Demikian pula keberagaman informasi yang tersimpan di ANRI sesungguhnya dapat menjadi penopang tumbuhnya semangat demokrasi,  transparansi, dan akuntabilitas kehidupan bernegara menuju negara yang sejahtera, adil, dan makmur.  

          Namun kekuatan informasi yang maha dahsyat di ANRI belum dirasakan secara nyata dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, sehingga bagi pihak-pihak tertentu yang kurang memahami arti penting ANRI sebagai lembaga pelestari warisan nasional berpendapat bahwa lembaga kearsipan yang dianggap serumpun dengan bidang lain dapat digabungkan dengan lembaga lain seperti yang terjadi di beberapa daerah.

          Kajian ini bermaksud menguji dan menelaah kedalaman makna dari keberadaan sebuah lembaga kearsipan yang mandiri, yang sekalipun terikat pada aturan-aturan birokrasi, namun harus tetap menjaga semangat akademik dan kualitas ilmiah agar arsip yang dikelola mampu menunjukkan kesejatian informasi yang nyata, benar, lengkap, dan tidak berpihak. Oleh karena itu kajian ini meliputi aspek historis, legal, dan akademis.

 

B. Tinjauan Aspek Historis

Tinjauan historis terhadap keberadaan ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional dapat dijadikan landasan untuk memperkuat posisi dan status ANRI sebagai lembaga yang harus dipertahankan sepanjang masa. Tinjauan historis dapat memperkokoh landasan kultural dan spirit kerja yang telah dibangun ratusan tahun.

Keberadaan lembaga kearsipan di Indonesia memiliki sejarah yang sangat panjang. Pada mulanya dapat ditelusuri dari mulai munculnya tradisi kearsipan yang sangat sederhana, kemudian berkembang menjadi tradisi yang rumit dan kompleks. Untuk mengetahui sejarah lembaga kearsipan perlu memahami pembabakan sejarah lembaga kearsipan sebagai berikut.

1.  Periode Kuna dan Kerajaan

    Sejarah keberadaan arsip di Indonesia dapat diketahui jauh sebelum kedatangan orang Eropa ke Indonesia, yaitu sejak dikenalnya tradisi beraksara yang tercermin dalam prasasti-prasasti di Nusantara pada sekitar abad ke-5 Masehi. Prasasti-prasasti itu sebenarnya adalah bentuk pertama dari sistem kearsipan di Indonesia. Tulisan pada prasasti dibuat untuk mencatat keberadaan dan fungsi suatu lembaga. Keberadaan arsip menjadi lebih nyata dengan lahirnya jurnal perjalanan Raja Hayam Wuruk  Negarakertagama (ANRI, 1992).

                Pada masa kerajaan di Indonesia,  para punjangga kerajaan adalah penulis surat-surat raja yang menghasilkan berbagai naskah dinas maupun naskah sastra yang masih dapat kita baca hingga kini. Buah budi dengan nilai-nilai yang tersimpan di dalamnya itulah yang telah mengantarkan lahirnya masyarakat Indonesia masa kini. Kandungan dari naskah atau dokumen lama itu dapat berfungsi sebagai cermin masyarakatnya (Chamamah, 2011).

2.  Periode VOC dan Kolonial (Landsarchief 1892-1942 dan 1947-1949)

    Pada masa VOC dan kolonial tercipta banyak sekali arsip yang menggambarkan tentang dinamika kehidupan pada masa itu. Kontrak-kontrak dagang dan politik antara penguasa pribumi di Nusantara dengan VOC, surat-surat emas dari raja-raja pribumi, berbagai peraturan dan kekancingan raja dan jenis arsip lainnya adalah arsip yang memiliki nilai historis tinggi. Demikian pula arsip pada masa Daendels (1808-1810), ketika kerajaan Belanda di bawah kekuasaan kekaisaran Perancis (Djoko Marihandono, 2008) dan pada masa Raffles (1812-1816), ketika Indonesia di bawah kekuasaan Inggris, kemudian pada masa penjajahan Belanda yang secara resmi dimulai tahun 1820, hingga masa pendudukan Jepang pada tahun 1942-1945. Arsip pada masa tersebut, yang berjumlah lebih kurang 25.000 meter linier adalah sumber informasi  yang memendam rahasia ilmu pengetahuan dari berbagai disiplin ilmu yang dapat menjadi bahan pembelajaran yang sangat berharga bagi generasi kini dan mendatang.

               Penciptaan arsip yang semakin banyak pada masa kolonial menuntut adanya pengaturan khusus terhadap arsip pemerintah kolonial sebagai bentuk pertanggungjawaban pada generasinya dan sebagai salah satu upaya pemenuhan hak dan kewajiban negara kepada rakyatnya. Pada tahun 1891 Sekretaris Umum Negara menerbitkan surat perintah untuk mengumpulkan arsip dan memindahkan arsip pemerintahan daerah ke Batavia (MGS 14 Agustus 1891 Nomor 1931). Perintah tersebut diikuti dengan pembentukan Landarchief (Arsip Negara) pada tanggal 28 Januari 1892 (ANRI, 1992).

               Babak baru pemikiran di bidang kearsipan mulai berkembang dengan mengakui perbedaan antara arsip swasta dan arsip pemerintah. Arsip lembaga swasta menjadi tanggungjawab lembaga penciptanya masing-masing, sedangkan arsip pemerintah dikelola oleh Landsarchief yang dikepalai oleh seorang Arsiparis Negara.  Jabatan Arsiparis Negara untuk pertama kali dijabat oleh Dr. J.A. van der Chijs, seorang sejarawan Belanda. Pada masa kepemimpinannya dihasilkan satu inventaris van s’Landsarchief te Batavia 1602-1811 (ANRI, 1992).

Pada tahun 1905 van der Chijs diganti oleh F. de Haan yang berhasil menerbitkan beberapa sumber arsip seperti Realia dan Nederlandsch Indisch Plakaatboek 1602-1811, Dag Register 1678-1681 (empat jilid), buku Priangan: de Preaanger-Regenschappen onder het Nederlandsch Bestuur tot 1811, serta Oud Batavia (1922). Pada tanggal 17 Agustus 1922 F. de Haan diganti oleh E.C. Godee Molsbergen (besluit 17 Agustus 1922 nomor 42). Molsbergen berjasa memindahkan gedung arsip yang semula berada di Koningplein Noord nomor 17 (sekarang jalan Medan Merdeka Utara) ke jalan Molenvleit 111 (sekarang jalan Gadjah Mada), yang semula merupakan bekas kediaman Gubernur Jenderal Reiner de Klerk. Pada tahun 1925 Molsbergen diganti oleh Paul Constant Boys van Treslong Prins (besluit 21 Desember 1925 nomor 3). Prins sebagai Arsiparis Negara yang ke empat tidak diketahui prestasinya sampai ia diberhentikan pada tahun 1931 (besluit 1 Juni 1931 nomor 1).

Pada tahun 1926-1929 dalam rangka menghadapi tuntutan gerakan kemerdekaan Indonesia, pemerintah kolonial memberi tugas khusus kepada Landsarchief, yaitu:

1.     Ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda;

2.     Mengawasi dan mengamankan peninggalan orang-orang Belanda, seperti gedung-gedung, kuburan, dan lain-lain.

Pada tahun 1937 diangkat Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven sebagai Arsiparis Negara (besluit tanggal 14 Mei 1937 nomor 27). Kepemimpinan Verhoeven hanya berlangsung sampai 1942 karena Jepang menduduki Indonesia. Pada tahun 1947 Belanda kembali menguasai Indonesia. Arsip Negeri diambilalih oleh pemerintah Belanda dengan berubah nama menjadi Landsarchief lagi yang dipimpin oleh Prof. W. Ph. Coolhas sampai tahun 1949.

3.  Periode Pendudukan Jepang (Kobunsyokan 1942-1945)

Pada masa pendudukan Jepang lembaga kearsipan disebut sebagai Kobunsyokan dan ditempatkan di bawah Bunkyokyoku. Seluruh  pegawai diberhentikan dan diganti dengan orang-orang Jepang. Pegawai orang Belanda ditangkap dan dimasukan ke dalam kamp tahanan. Tradisi kearsipan pada masa Jepang dapat dikatakan tidak terlalu menonjol karena Jepang disibukkan dengan urusan perang.

            Kobunsyokan (Arsip Negara pada masa Jepang) lebih banyak memberi  pelayanan kepada orang-orang Belanda yang ingin menelusuri keterangan tentang asal-usul keturunan mereka. Hal ini berkaitan dengan kebijakan Jepang yang akan memberi keringanan hukuman bagi orang Belanda yang memiliki darah keturunan orang Asia. Banyaknya orang-orang Belanda yang mencari keterangan tentang asal-usul mereka (genealogi) karena alasan politik berlanjut sampai dengan masa kemerdekaan R.I. (ANRI, 2005).

4.  Periode Setelah Tahun 1945

a.  Arsip Negeri (1945-1947)

Sejak 17 Agustus 1945 secara yuridis Arsip Negeri menjadi bagian dari kekuasaan pemerintah R.I. yang ditempatkan di bawah Kementerian Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan (PP dan K) dan diberi nama Arsip Negeri.

        Kementerian PP dan K pada masa awal kemerdekaan lebih berkonsentrasi pada masalah pendidikan di sekolah-sekolah. Masalah kearsipan baik yang berada di dalam Arsip Negeri maupun pada lembaga-lembaga pemerintahan belum mendapat perhatian yang memadai. Terlebih pada masa revolusi fisik perhatian pemerintah terpecah pada upaya konsolidasi dan mempertahakan dari serangan Belanda yang ingin tetap mempertahankan kekuasaannya di Indonesia.

Pada tahun 1947 Arsip Negeri diambilalih oleh Belanda (pemerintah Nederlandsch Indies Civil Administration/NICA) dan dipimpin oleh Prof. W. Ph. Coolhas sampai tahun 1949, yaitu pada masa Republik Indonesia Serikat (RIS) terbentuk. Pengakuan kedaulatan RI tanggal 27 Desember 1949 oleh Belanda dinyatakan dalam Konferensi Meja Bundar (KMB) membawa akibat Arsip Negeri kembali lagi di bawah kekuasaan RI. 

b.  Arsip Negara

Pada penghujung tahun 1949 terjadi perubahan politik nasional. Pemerintah pusat Belanda mengembalikan kedaulatan kepada RI melalui KMB. Landsarchief kembali ditempatkan di bawah Kementerian PP dan K didasarkan pada Penetapan Perdana Menteri RIS nomor 41/PM/A.s/1950 tanggal 17 Februari 1950. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B nama Arsip Negeri diubah menjadi Arsip Negara. Secara kelembagaan pada tahun 1951 terjadi perubahan yang sangat drastis. Lembaga kearsipan yang semula memiliki kedudukan tinggi menjadi sangat rendah, hanya setingkat bagian dari sebuah jawatan di kementerian. Arsip Negara ditempatkan dalam bagian Dokumentasi Sejarah di bawah Jawatan Kebudayaan (Surat Keputusan Menteri PP dan K nomor 4426/kab. tanggal 15 Februari 1951). Pada tahun 1951 Menteri PP dan K menunjuk Prof. R. Soekanto sebagai Kepala Arsip Negara dan berlangsung sampai tahun 1957.

          Pada tanggal 1 Juni 1957 Drs. R. Moh. Ali diangkat menjadi Kepala Arsip Negara menggantikan Prof. R. Soekanto. Kepemimpinan Moh. Ali berlangsung sampai tahun 1970 (13 tahun).  Pada masa kepemimpinannya  nama jabatan kepala lembaga kearsipan mengalami tiga keli perubahan, yaitu.

1.  Tahun 1957-1959 disebut sebagai Kepala Arsip Negara,

2.  Tahun 1959-1961 disebut sebagai Kepala Arsip Nasional,

3.  Tahun 1961-1970 disebut sebagai Direktur Arsip Nasional RI.

                

c.   Arsip Nasional (1959-1967)

Nama Arsip Nasional secara resmi mulai digunakan pada tahun 1959. Perubahan nama dari Arsip Negara menjadi Arsip Nasional  didasarkan pada SK Menteri PP dan K Nomor 69626/a/s tanggal 1 Juni 1959. Kepala Arsip Nasional langsung bertanggungjawab kepada Menteri PP dan K. Usaha-usaha meningkatkan status kelembagaan terus dilakukan oleh R. Moh. Ali agar lepas dari Kementerian PP dan K. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 215 tanggal 16 Mei 1961 Arsip Nasional dipindahkan dibawah Kementerian Pertama RI. Organisasi Arsip Nasional dibentuk berdasarkan SK Menteri Pertama RI Nomor 406/MP/1961 tentang Peraturan Pelaksanaan Penyenggaraan Arsip Nasional, tanggal 19 Oktober 1961. Pada tahun yang sama dikeluarkan Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Keluarnya PrPs nomor 19 tersebut menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya mengelola arsip statis, akan tetapi juga dalam penyelenggaraan kearsipan dinamis.

          Pada tahun 1962 dikeluarkan Peraturan Presiden Nomor 188 Tahun 1962 yang isinya memindahkan Arsip Nasional menjadi di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Satu tahun kemudian nama kementerian tersebut diganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra).  Perubahan status kelembagaan Arsip Nasional terjadi lagi pada tahun 1966, saat dikeluarkannya Keputusan Wakil Perdana Menteri (Waperdam) Nomor 08/WPM/BLLP/KPT/1966 yang menempatkan Arsip Nasional di bawah Waperdam RI Bidang Lembaga-lembaga Politik.

d.  Arsip Nasional sebagai Lembaga Pemerintah NonDepartemen (1967-2010).

Pada tahun 1967 merupakan periode yang penting bagi Arsip Nasional karena pada tahun ini melalui Keppres Nomor 228/1967 tanggal 2 Desember 1967 Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga pemerintah nondepartemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden.

Pada tahun 1970 R. Moh. Ali diganti oleh Dra. Soemartini. Tugas pertama yang dijalankan beliau adalah melanjutkan upaya kepala sebelumnya dalam mewujudkan PrPs Nomor 19 Tahun 1961 menjadi undang-undang.  Atas dukungan Soedharmono sebagai Menteri Sekretaris Negara dalam satu tahun dapat ditetapkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Sebagai implementasi Undang-undang tersebut pada tahun 1974 ditetapkan Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan demikian mulai tahun 1974 nama lembaga kearsipan nasional berubah menjadi Arsip nasional Republik Indonesia (sering disingkat ARNAS RI).

Pada masa kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsari yang menjabat sebagai Kepala Arsip Nasional sejak Januari 1991, kelembagaan Arsip Nasional menjadi semakin luas sejak ditetapkannya Keputusan Presiden Nomor 92 Tahun 1993 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan organisasi yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan, Deputi Konservasi, pembentukan Unit Pelaksana Teknis (UPT), dan perubahan istilah Perwakilan Arsip Nasional Daerah Tk I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Beberapa Arsip Nasional Wilayah yang pernah ada, yaitu di Aceh, Sumatera Barat, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Barat, Sulawesi Selatan, Nusa Tenggara Timur, dan Irian Jaya.

Keberadaan Arsip Nasional Wilayah berakhir pada saat implementasi Undang-undang Nomor 32 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, yang implementasinya dimulai tahun 2001. Sejak saat itu Arsip Nasional Republik Indonesia yang kemudian hanya berada di ibu kota negara. Barulah pada tahun 2009 ANRI memiliki UPT di Aceh dengan nama Balai Arsip Tsunami.     

Secara berurutan Kepala Lembaga Kearsipan Nasional sejak tahun 1951 sampai sekarang adalah sebagai berikut:

a.   Pada tahun 1951- 1957 dipimpin oleh Prof. R. Soekanto.

b.  Pada tahun 1957- 1970 dipimpin oleh Drs. R. Mohammad Ali.

c.   Pada tahun 1970- 1991 dipimpin oleh Dra. Soemartini

d.  Pada tahun 1991- 1998 dipimpin oleh Dr. Noerhadi Magetsari

e.   Pada tahun 1998- 2003 dipimpin oleh Dr. Mukhlis PaEni

f.    Pada tahun 2003- 2004 dipimpin oleh Oman Syahroni

g.   Pada tahun 2004 - 2010 dipimpin oleh Djoko Utomo

h.  Pada tahun 2010-  sekarang dipimpin oleh M. Asichin   

C. Tinjauan Aspek Legal

Tinjauan legal dapat memperkuat status hukum karena adanya pengakuan sah atas status yang telah ada berdasarkan peraturan perundang-undangan. Tinjauan dari aspek legal tentang keberadaan lembaga kearsipan di Indonesia dapat dilacak sejak dikeluarkannya Surat Perintah Sekretaris Umum Negara Hindia Belanda pada tanggal 14 Agustus 1891 nomor 1931 yang memerintahkan agar seluruh residensi di Hindia Belanda menyerahkan atau memindahkan arsip periode sebelum 1980 ke Batavia untuk disimpan dan dilestarikan dalam suatu lembaga khusus. Pada tanggal 28 Januari 1892 dikeluarkan keputusan Gubernur Jenderal tentang pendirian Landsarchief yang diberi tugas untuk mengelola arsip dari seluruh Hindia Belanda (Staatblad tahun 1892 Nomor 34).

Upaya pengelolaan arsip secara tersistem terus dilakukan oleh pemerintah kolonial Belanda didasarkan pada instruksi Algemene Secretarie nomor 12459 tahun 1930 hingga tahun 1942. Menjelang kedatangan tentara Jepang pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Archief Ordonnantie yang bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip pemerintah kolonial Belanda (ANRI, 2005). Secara ringkas isi dari ordonnantie tersebut adalah:

a.   semua arsip pemerintah adalah hak tunggal/milik pemerintah;

b.  batas arsip baru adalah 40 tahun;

c.   arsip yang telah melampaui usia 40 tahun harus diperlakukan secara khusus menurut peraturan-peraturan tertentu dan selanjutnya diserahkan ke Algemene Landsarchief di Batavia.

Archief ordonnantie tersebut sebetulnya telah diterima oleh Volksraad untuk diundangkan, tetapi sebelum disahkan oleh Gubernur Jenderal tentara Jepang sudah memasuki Indonesia pada tahun 1942.

      Secara yuridis penyelenggaraan kearsipan pada masa awal kemerdekaan sampai tahun 1960 tetap didasarkan pada peraturan yang terbit pada masa pemerintahan kolonial, yaitu melalui instruksi Algemene Secretarie nomor 12549 tahun 1930. Perubahan secara signifikan terjadi  ketika pada tahun 1961 pemerintah RI menerbitkan Peraturan Presiden (Prps) nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Peraturan Presiden tersebut mengatur kedudukan Arsip Nasional secara lebih luas, yang tidak hanya mengelola arsip statis, tetapi juga melakukan pembinaan sistem kearsipan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan.

      Pada tahun 1971 ditetapkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan sebagai pengganti Peraturan Presiden Nomor 19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional. Undang-undang Kearsipan tersebut pada pasal 8 secara jelas mengatur tentang organisasi kearsipan yang terdiri dari ANRI sebagai inti organisasi kearsipan nasional. Implementasi dari ketentuan tersebut dijabarkan dalam Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.

      Kedudukan ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional semakin dimantapkan statusnya dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Penyebutkan ANRI atau lembaga kearsipan nasional terdapat dalam 22 pasal, yaitu pasal 1, 3, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 17, 19, 20, 21, 30, 34, 35, 42, 43, 53, 56, 60, 64, dan 66. Kemantapan status ANRI yang tergambar dalam pasal-pasal tersebut meliputi keseluruhan aspek mulai dari kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip, hingga sumber-sumber daya pendukung. Hal tersebut membuktikan posisi sentral yang dimiliki oleh ANRI.  

              

D. Tinjauan Aspek Akademis

Tinjauan akademis yang di dalamnya memuat hal-hal yang bersifat filosofis dan sosiologis memberikan kerangka berfikir yang teoretik dan fungsional sesuai dengan laju perkembangan jaman. Terdapat dua alasan dasar mengapa sebuah lembaga kearsipan perlu didirikan. Pertama yaitu adanya pertimbangan budaya dan yang kedua adalah pertimbangan praktis. Pertimbangan budaya merupakan alasan yang didekati dari aspek filosofis, sedangkan pertimbangan praktis merupakan alasan yang didekati dari aspek sosiologis. T.R. Schellenberg dalam Modern Archives berpendapat bahwa latar belakang berdirinya lembaga kearsipan disebabkan oleh beberapa hal, yaitu:

a.     kebutuhan praktis dalam meningkatkan administrasi pemerintahan,

b.     kebutuhan budaya dalam menjamin pelestarian arsip sebagai salah satu sumber budaya manusia,

c.      kebutuhan kepentingan khusus yang berakar pada sejarah perkembangan kemasyarakatan, dan

d.     kebutuhan resmi dalam menunjang kepentingan administrasi aparatur negara. (T.R. Schellenberg, hlm. 7-10).

Di samping pertimbangan budaya dan pertinbangan praktis, sesungguhnya masih terdapat pertimbangan lain yang juga sangat penting untuk keberadaan lembaga kearsipan nasional yang mandiri. Pertimbangan tersebut adalah pertimbangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sebagai contoh, pembentukan Landsarchief pada tahun 1892 di antaranya dilatarbelakangi oleh kebutuhan khusus untuk kepentingan administrasi, ilmu pengetahuan, dan guna membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan kolonial.

Berkaitan dengan hal tersebut kiranya perlu dibahas secara rinci unsur-unsur akademis yang melatarbelakangi perlunya sebuah lembaga kearsipan nasional yang mandiri, yaitu aspek filosofis, sosiologis, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

1.  Aspek Filosofis

Aspek filosofis menyangkut pemikiran dan konsep-konsep mendasar tentang keberadaan ANRI sebagai lembaga yang wajib menyimpan informasi dan dokumentasi kegiatan pemerintahan dan kenegaraan serta kehidupan bermasyarakat dari waktu ke waktu sehingga hak-hak dasar masyarakat atas informasi dapat dipenuhi negara. Aspek filosofis berbicara mengenai bagaimana seharusnya (das sollen) sebuah lembaga kearsipan mampu memenuhi kebutuhan dasar masyarakat atas informasi dalam rangka mencapai kesejahteraan rakyat seluruhnya.

Penghargaan yang tinggi terhadap pentingnya arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan dan kenegaraan yang disejajarkan dengan kekayaan lain seperti naskah-naskah kuno, buku-buku, karya etnografi dan benda kebudayaan lainnya. Arsip atau rekaman kegiatan atau peristiwa itulah yang dikemudian hari dapat dijadikan dasar pegangan bagi tata kerja yang sedang dan akan berlangsung dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

ANRI bertanggungjawab atas keselamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa. Memori kolektif dalam konteks nasional adalah pusat ingatan bangsa yang berisi berbagai macam hal baik berupa kegagalan maupun kegemilangan yang pernah dirasakan dan diraih oleh bangsa kita. Pahit, getir, sedih, dan sengsara di satu pihak, kemudian rasa suka, gembira, senang, dan bahagia di pihak lain adalah warna-warni yang terlestarikan dalam arsip. Demikian pula kebencian, kedengkian, dan penghianatan atau kebersamaan, semangat kekeluargaan, kesetiaan, kegagahan, dan kepahlawanan perjuangan bangsa kita terekam dan tersimpan di dalam arsip. Kesemuanya itu adalah memori bersama yang membentuk sebuah ikatan senasib sepenanggungan sebuah bangsa, yang menjadi sebuah identitas dan jati diri yang menyatukan keberagaman dalam satu ikatan bhineka tunggal ika. Dengan demikian ANRI memiliki peranan penting dalam ikut mewujudkan dan mempertahankan NKRI melalui semangat kebersamaan yang terejawantahkan dalam arsip. Arsip yang menyimpan marwah yang merekatkan komponen-komponen bangsa dari Sabang sampai Merauke.

Tanggungjawab mengelola memori kolektif bangsa yang dibebankan kepada ANRI juga berhubungan dengan implementasi dari amanat Undang-udang Dasar 1945 pasal 28 yang merupakan tekad bangsa untuk membangun masyarakat yang demokratis yang menjamin hak-hak warga negaranya termasuk hak atas informasi publik. Sejarah perjalanan bangsa yang terekam di dalam arsip hendaknya dapat diorganisasikan dalam sebuah bangunan informasi yang dapat mencerdaskan dan mensejahterakan rakyat. Hal ini sejalan dengan fungsi ANRI sebagai lembaga negara yang seluruh kinerjanya harus berorientasi pada tercapainya tujuan negara.

Tanggungjawab ANRI dalam mengelola memori kolektif bangsa disempurnakan dengan tugas pembinaan kearsipan nasional dan pengembangan sistem kearsipan nasional. Pembinaan dan pengembangan sistem kearsipan nasional yang diarahkan untuk mengendalikan proses penciptaan arsip yang dapat merekam kegiatan dan peristiwa pembangunan bangsa sehingga mampu menghasilkan informasi yang terpadu tentang bagaimana sebuah bangsa dibentuk, dipertahankan, dikembangkan, dan dibangun menjadi sebuah bangsa yang berperadaban tinggi adalah tugas yang sangat mulia.

2.  Aspek Sosiologis

Aspek sosiologis menyangkut fakta empiris (da sein) mengenai perkembangan dan kebutuhan masyarakat yang terkait dengan keberadaan lembaga ANRI. Semakin bertambah dan berkembangnya volume arsip sebagai hasil dari kegiatan administrasi dari waktu ke waktu mendorong kita memikirkan bagaimana menyimpan arsip tersebut dalam suatu tempat yang aman, yang sewaktu-waktu jika akan digunakan kembali dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pertimbangan praktis inilah yang menutut kepada kesadaran akan pentingnya mendirikan sebuah lembaga kearsipan (ANRI, 1996).

ANRI adalah satu-satunya lembaga yang mengelola arsip sejak jaman VOC hingga jaman sekarang, dengan jumlah khasanah yang terbesar di dunia setelah Cina, India, dan Rusia. Keberadaan lembaga khusus yang mengelola arsip terdapat di semua negara di dunia. Hal ini disebabkan karena pengelolaan arsip sebagai warisan nasional harus dilakukan secara spesifik.

Disadari atau tidak arsip telah berada dan bersama-sama dalam setiap aktivitas kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip merekam semua aktivitas atau peristiwa yang terjadi pada setiap aspek kehidupan manusia, sehingga informasi yang terekam di dalam arsip mencerminkan atau mereflesikan aktivitas kehidupan manusia. Dengan demikian manusia dapat mengambil manfaat untuk belajar dari masa lampaunya. Keberadaan ANRI menjadi sangat penting manakala masyarakat ingin menggali masa lampaunya untuk kepentingan kehidupan masa kini dan yang akan datang. ANRI menjadi tempat bertanya dan menggali sumber-sumber penting tentang kehidupan bangsa. Peneliti, sejarawan, mahasiswa, pelajar, wartawan, dan kelompok masyarakat lainnya adalah pengguna arsip yang dalam aktivitasnya bergantung pada ketersediaan arsip di ANRI.

Demikian pula lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, dan berbagai jenis organisasi baik pemerintan maupun swasta serta perseorangan juga memiliki ketergantungan pada fungsi pembinaan dan pengembangan yang dilaksanakan oleh ANRI. Ketertiban tata kelola arsip mereka membutuhkan suatu arah kebijakan dan panduan yang jelas dari ANRI, sehingga mereka mampu mengelola arsipnya secara profesional.

3.       Aspek Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi

Sebagaimana telah diungkapkan dalam bagian awal tulisan ini, arsip merupakan rekaman informasi yang menyimpan segala macam ilmu pengetahuan dan teknologi yang pernah dihasilkan oleh sebuah bangsa. Arsip menyimpan informasi yang menjadi sumber primer bagi berbagai macam penelitian, baik dalam rangka pengembangan keilmuan di bidang kebudayaan, sosial, ekonomi, politik, administrasi, teknologi dan lain-lain. Ketersediaan arsip bagi kepentingan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi hanya dapat terwujud dengan baik bila suatu negara memiliki lembaga kearsipan nasional yang mandiri.

            Di samping untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sebagaimana dimaksud di atas, eksistensi lembaga kearsipan nasional yang mandiri juga akan memantapkan eksistensi ilmu kearsipan yang sejajar dari ilmu-ilmu lainnya.

            Pengembangan ilmu kearsipan yang memiliki landasan kuat dari aspek ontology, epistemology, dan aksiologi membutuhkan landasan filsafat. Mengambil pendapat Patrick Gardiner tentang filsafat sejarah  maka  pembahasan tentang “filsafat kearsipan” dapat digunakan untuk menunjukan usaha dalam memberikan keterangan atau tafsiran yang luas mengenai seluruh proses kearsipan (Petrick Gradiner, 1985, hlm. 125-126). Penguatan landasan filsafat harus diupayakan untuk memantapkan ilmu kearsipan yaitu secara garis besar didefinisikan sebagai the body of knowledge about nature and characteristics of archives and archival work systematically organized into theory, methodology, and practice” (Luciana Duranti, 1989, hlm. 8-11). Konsep tersebut harus berpegang pada prinsip bahwa arsip merupakan sesuatu yang  menggambarkan dinamika sosial.

            Keberadaan lembaga kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia yang profesional merupakan prasyarat utama pengembangan ilmu dan praktek kearsipan di suatu negara. 

E. Simpulan

Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa:

1.       Secara historis sebagai sebuah lembaga, ANRI memiliki akar sejarah yang sangat panjang dimulai dari tahun 1892 yaitu sejak berdirinya Landsarchief pada masa pemerintahan kolonial Belanda sampai tahun 1942. Pada tahun 1942-1945 Lembaga Kearsipan di bawah Pemerintah Kolonial Jepang dengan nama Kobunsyokan. Pada masa Pemerintahan RI Lembaga Kearsipan mengalami berkali-kali perubahan nama dari Arsip Negeri, Arsip Negara, Arsip Nasional, Arsip Nasional RI, hingga ANRI. Di samping perubahan nama, Lembaga Kearsipan juga mengalami beberapa kali perubahan bentuk dari lembaga yang berada di bawah Kementerian PP dan K, Kementerian Pertama RI,  Kementerian Pertama Bidang Khusus, Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat, Waperdam Bidang Lembaga-lembaga Politik, hingga sebagai lembaga nondepartemen dan kini menjadi lembaga pemerintah nonkementerian.

2.       Secara legal, lembaga kearsipan juga memiliki landasan hukum yang dapat dilacak sejak diterbitkannya Staatblad tahun 1892 Nomor 34 tentang Pembentukan Landsarchief. Penyelenggaraan kearsipan didasarkan pada Instruksi Algemene Secretaries nomor 12459 tahun 1930. Kemudian pada masa RI penyelenggaraan kearsipan didasarkan pada PrPs Nomor 19 Tahun 1961 yang pada tahun 1971 dijadikan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971. Keberadaan Arsip Nasional dikukuhkan sebagai inti organisasi kearsipan nasional.

3.       Secara akademik, kebutuhan pendirian sebuah lembaga kearsipan didasarkan atas empat hal, yaitu kebutuhan budaya, kebutuhan kepentingan khusus, kebutuhan resmi, dan kebutuhan praktis. Analisis filosofis menunjukan bahwa pendirian Arsip Nasional sebagai lembaga yang mandiri dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan penghargaan kebudayaan bahwa arsip menyimpan rekaman kegiatan dan peristiwa masa lalu yang menjadi identitas dan memori kolektif bangsa. Yang menyimpan kebinekatunggalikaan dalam satu kesatuan NKRI. Analisis sosiologis menunjukkan bahwa pendirian Arsip Nasional sebagai lembaga mandiri yang secara praktis  dibutuhkan untuk memenuhi tuntutan akumulasi arsip yang semakin hari semakin banyak dan harus dikelola secara profesional oleh lembaga khusus. Demikian pula untuk memenuhi kebutuhan khusus yang berkaitan dengan akuntabilitas kinerja dan kepentingan-kepentingan hukum. Dan tidak kalah pentingnya, bahwa keberadaan Arsip Nasional sebagai lembaga mandiri juga berhubungan dengan kebutuhan resmi yang berhubungan dengan masalah administrasi aparatur negara. Analisis pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menunjukkan bahwa keberadaan Arsip Nasional dibutuhkan untuk mendukung pengembangan ilmu pengentahuan dan teknologi karena arsip merupakan sumber penelitian yang sangat kaya. Di samping itu keberadaan Arsip Nasional dapat lebih menjamin berkembangannya ilmu kearsipan sebagaimana disiplin ilmu lainnya.  

Demikian tinjauan tentang kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia yang memberi gambaran bahwa keberadaan dan eksistensi lembaga ini sangat dibutuhkan oleh negara mana pun, khususnya Indonesia yang memiliki keberagaman latar belakang budaya namun harus disatukan dalam satu wadah NKRI.

Kami menyadari bahwa tinjauan ini masih sangat jauh dari kesempurnaan. Masih banyak kelemahan yang harus diperbaiki di sana-sini. Atas kelemahan dan kekurangsempurnaan tulisan ini kami mohon maaf.

Terima kasih.

Jakarta, 15 Maret 2011

DAFTAR PUSTAKA

A. Peraturan Perundang-undangan

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

Undang-undang Nomor 32 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah.

Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 Pokok-pokok Kearsipan Nasional.

Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.

B. Arsip

Staatblad 1892 nomor 34.

Missive Governement Secretarie,  14 Agustus 1891 Nomor 1931.

Algemeene Secretarie, besluit 17 Agustus 1922 nomor 42.

Algemeene Secretarie, besluit 21 Desember 1925 nomor 3.

Algemeene Secretarie, besluit 1 Juni 1931 nomor 1.

Algemeene Secretarie, besluit tanggal 14 Mei 1937 nomor 27.

Instructie Algemene Secretarie nomor 12459 tahun 1930

B. Buku dan Majalah

Arsip Nasional Republik Indonesia, 1992, Katalog Pameran Seabad Kearsipan, ANRI, Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia, 1996, ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka, ANRI, Jakarta.

Arsip Nasinal Republik Indonesia, 2005, Modul Sejarah Kearsipan, ANRI, Jakarta.

Chamamah, Siti, 2011, Sastra Teori dan Metode, Jurusan Sastra Indonesia UGM, Yogyakarta.

Duranti, Luciana, tanpa tahun, “The Power of Archives”, dalam InterPARES 2 Project.

Foote, Kennet E.,  2003, “To Remember and Forget: Archives, Memory, and Culture”,  Randall C. Jimerson, 2003, American Archival Studies, Reading in Theory and Practice, editor, The Society of American Archivists, Chicago.

Gardiner, Patrick, 1985, “Filsafat Sejarah”, dalam Ilmu Sejarah dan Historiografi, Arah dan Perspektif, diredaksi oleh Taufik Abdullah dan Abdurachman Suryomihardjo, Gramedia, Jakarta.

Kartodirdjo, Sartono, 1987,  Kebudayaan Pembangunan dalam Perspektif Sejarah, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.  

Ketelaar, Eric, 1997, “The Diference Best Postponed? Cultures and Comparative Science”, dalam Archivaria 44.

Marihandono, Djoko, 2008, Sistem Pemerintahan Sentralisasi pada Masa Gubernur Jenderal Herman Willem Daendels, Disertasi UI, Jakarta.

Schellenberg, T.R. 1956, The Apprisal of Modern Public Records, National Archives Bulletin No.8 Oktober 1956, Terjemahan Ismail Marahimin, 1980, Arsip Nasional RI, Jakarta

Schellenberg, T.R.,  1980, Modern Archives, Principles and Techniques, terjamahan

Ismail Marahimin, Arsip Nasional RI, Jakarta.